Daphny Sönmez en Hinke de Jager:

‘Wij beheren Magister, het kloppend hart van het onderwijs’

De onderwijsadministratie beheert de applicatie Magister, het kloppend hart van het onderwijs.

Senior Medewerker Onderwijsadministratie Daphny Sönmez deelt met haar collega Stefanie Sliwa het beheer van Magister. Zij deed daarvoor een opleiding en kan ook zelf structuren bouwen in Magister. “Er wordt steeds meer geautomatiseerd, bijvoorbeeld de aanwezigheidsrapportage” zegt Daphny. We hebben die zo gebouwd dat dit de verzuimmedewerker een stuk minder tijd kost.” Nieuw is dat Daphny ook trainingen geeft aan nieuwe docenten, maar ook aan schoolleiders. De anderen houden zich vooral bezig met het zorgen dat alle informatie die er is, netjes wordt verwerkt: nieuwe leerlingen inschrijven, het up to date houden van gegevens, communicatie naar ouders, het inrichten van de Magisteromgeving waar docenten de cijfers kunnen invoeren, het koppelen van klassen aan docenten, het toegang geven tot documenten, rapporten maken en uitdraaien, rapportages maken voor docenten voor vergaderingen, maar ook documentatie voor de accountantscontrole. Ook beheert de onderwijsadministratie het leermiddelenfonds en de jaarcyclus daarvan. Daarnaast organiseert deze afdeling ouderavonden: ze koppelen de beschikbaarheid van docenten aan tijden die de ouders kunnen kiezen voor een gesprek. En ze beantwoorden de vele vragen en verzoeken rond Magister.

De onderwijsadministratie speelt een grote rol bij eindexamens en pakketkeuzes. Medewerkster Hinke de Jager legt uit: “We beheren de fysieke examens en versturen ze naar andere scholen voor tweede correctie. En we ontvangen ook weer examens van andere scholen. We zorgen dat vakkenpakketten worden gecheckt. Maar we doen ook dingen waaraan je misschien niet snel denkt. Met de wisseling van de rector moet er bijvoorbeeld ook een andere naam op de diploma’s komen te staan. Verder vind ik het leuk om leerlingen aan de balie te helpen. Als een probleempje met Magister is opgelost, lopen ze opgelucht de deur weer uit.”

Om alles in goede banen te leiden, werkt de onderwijsadministratie met het programma Trello. Hierin kan iedere medewerker zien waar de collega’s mee bezig zijn en taken naar zich toe trekken. Hinke: “Heel fijn, we hoeven niets aan elkaar te vragen en het geeft inzicht in wat er allemaal al is gebeurd.”